At lave en Lessons Learned-workshop handler om at skabe et miljø, hvor man kan diskutere de positive og negative sider ved teamets processer og reflektere over, hvordan processerne kan blive bedre fremover.

Det kan gøres, både når man starter et projekt, mens det er i gang, eller bare for at evaluere erfaringerne og processerne i den måde, man fremstiller produkter eller leverer service på, som et team. 

Her er, hvordan du gør det!

Lad os tage et specifikt scenarie som eksempel.
Du er teamleder i en kundeserviceafdeling. Processen med at løse serviceforespørgsler om et bestemt problem har i de sidste par måneder resulteret i, at kunderne er utilfredse med den manglende information, de får. 

Du beslutter dig for at lave en Lessons Learned-workshop med dit team for at se, hvad I kan lære af dette problem og finde løsninger på, hvordan I kan forbedre det.

Giv denne workshop omkring 45 minutter til en time afhængigt af gruppens størrelse.

1. Før workshoppen skal du kortlægge alle trin i processen. Sæt hver proces op på en plakat. 
   For eksempel er der en post-it med kundekontakt via telefon eller e-mail. På den næste post-it står medarbejderens evaluering af problemet og så videre, indtil processen er fuldført.
2. Begynd sessionen med at introducere kortet for dit team. Spørg dem, om der mangler nogle trin. Tilføj de relevante kategorier.
3. Gennemgå kategorierne og spørg om deres indsigt. Du bør facilitere samtalen ved at stille disse spørgsmål
   1. Hvad er det positive?
   2. Hvad er det negative?
   3. Hvad kan forbedres?
4. Sørg for at dokumentere diskussionen og giv folk mulighed for at dele deres erfaringer med denne proces og deres ideer til at forbedre den.
5. Målret samtalen mod en fælles løsning, og forstå, hvad problemet med processen er, og hvilke skridt I som team vil tage for at forbedre den.
6. Sørg for at opsummere diskussionen i slutningen af workshoppen, og send informationen ud i dine kommunikationskanaler til dit team, så alle er på samme side.